De digitale nieuwsbrief verschijnt minimaal tien keer per jaar en maximaal twaalf keer. De verschijningsfrequentie is in principe maandelijks. Mocht er in enige maand te weinig nieuws te melden zijn, dan wordt een uitgave overgeslagen.

Maandelijks worden de digitale nieuwsbrieven in de tweede helft van de maand vervaardigd en klaar gezet voor verzending.

In de header van de nieuwsbrief zijn variabele ruimtes opgenomen die u kunt gebruiken om uw eigen uitstraling aan de nieuwsbrief te geven. Zo kunt u zelf een titel geven aan uw nieuwsbrief en uw logo, foto en adresgegevens in de nieuwsbrief laten opnemen.

Om uw nieuwsbrief de door u gewenste uitstraling te geven, dient u ons te voorzien van:

uw logo (in digitale vorm);

een foto van uw kantoorpand en/of uw medewerkers;

adresgegevens van uw kantoor;

eventuele slogan, illustratie of wensen wat betreft kleurstelling.

Tip:
In veel gevallen wordt het als wenselijk ervaren dat de digitale nieuwsbrief wat betreft vormgeving enigszins aansluit bij de website van uw kantoor. Indien deze website is voorzien van uw logo, de door u gewenste foto en de adresgegevens, dan is het in veel gevallen voldoende ons daar naar te verwijzen, middels het doorgeven van de juiste URL (link naar uw site). Aanvullende teksten of beeldmateriaal kunt u dan natuurlijk alsnog separaat aan ons mailen.

Met een inlogcode krijgt u toegang tot een afgeschermd deel van onze site (www.jfm.nl). Middels een mail-bericht wordt u geattendeerd op het feit dat er een nieuwe uitgave van uw digitale nieuwsbrief klaar staat. Voor verzending kunt u desgewenst nog tekstuele aanpassingen aan de inhoud van de juridische digitale nieuwsbrief doorvoeren en eventueel zelf artikelen toevoegen. Indien u gebruik maakt van het verzendprogramma en aan- en afmeldsysteem dat JFM hiervoor speciaal heeft ontwikkeld kunt u de verzending via onze site eenvoudig afhandelen. Indien u de verzending zelf verzorgt, kunt u de opgemaakte digitale nieuwsbrief doorsturen naar uw mail-adres en vervolgens doormailen naar uw relaties.

Indien uw kantoor digitale nieuwsbrieven gaat versturen met het standaard Outlook-mailpakket, dan kan dat problemen geven. Ook kan uw provider bezwaar maken, met name als het gaat om grotere aantallen.

U kunt de mail-adressen van uw relaties in Excel bij ons aanreiken. Wij plaatsen deze mail-adressen op een afgeschermd deel op onze site, waar alleen uw kantoor toegang tot heeft.

Periodiek kunt u uiteraard mutaties in dit bestand doorvoeren.

Voordelen van dit verzendsysteem:

Gemak en geen tijdsinvestering.

Betrouwbaar en snelle verzending.

Inzicht in statistieken (aantal verzendingen, percentage ontvangen en percentage geopend).

Indien een klant zich aanmeldt (via knop in de e-zine of via uw eigen site), dan vindt er een opt-in plaats die wordt vastgelegd en voldoet aan de wettelijke eisen.

Bouncers worden automatisch afgehandeld (afhankelijk van de reden ervan; zo wordt bij reden ‘Inbox vol’ nog viermaal een poging gedaan [andere redenen zouden kunnen zijn dat het mail-adres niet bestaat of het mail-adres tijdelijk onbereikbaar is]).

Indien JFM de verzending van uw juridische digitale nieuwsbrief verzorgt, dan levert u eenmalig de mail-adressen van uw relaties digitaal aan (zie hieronder voor een handleiding). Deze adressen worden aansluitend op een afgeschermd deel van onze Internet-site geplaatst, waartoe alleen uw kantoor met een wachtwoord en inlogcode toegang heeft. Adreswijzigingen kunt u vervolgens zelf in het adressensysteem doorvoeren. Overigens garandeert JFM contractueel dat deze adressen nergens ergens voor mogen en zullen worden gebruikt dan voor verzending van de nieuwsbrieven.

Uw adressenbestand kan uitsluitend in ons systeem worden verwerkt indien dit is aangeleverd in Excel-formaat. Het bestand dient in de eerste kolom alle mail-adressen te bevatten, die eenmalig door ons worden ingelezen en geïmporteerd in het online adressensysteem.

Vanuit het online adressensysteem kunt u in een later stadium de initieel aangeleverde adressen veranderen of verwijderen en uiteraard kunt u tevens nieuwe mail-adressen toevoegen.
Voor vragen over het aanleveren van adressen kunt u contact opnemen met dhr. drs. P. Dinkla, bereikbaar onder telefoonnummer: 024-3501030. Het adressenbestand kunt u aanleveren via e-mail naar: pdinkla@jfm.nl.