De nieuwsbrieven worden ingeseald in plastic en verzonden door TNT Post op de volgende tijdstippen:

Ruim voor het verschijnen van iedere uitgave ontvangt u van JFM per mail bericht van de aanstaande uitgave en wordt u gevraagd of er wijzigingen moeten worden doorgevoerd in de opmaak van de nieuwsbrief (nieuwe teksten, foto’s, logo). Ook wordt gevraagd of er mutaties zijn in het bestand van adressen van relaties die uit uw naam de nieuwsbrief krijgen toegestuurd.

Alvorens de nieuwsbrieven worden gedrukt, ontvangt u per mail van iedere uitgave een drukproef. Pas na uw goedkeuring worden de nieuwsbrieven gedrukt en verzonden naar uw relaties.

Op de voor- en achterzijde van de nieuwsbrief zijn variabele ruimtes opgenomen die u kunt gebruiken om uw eigen uitstraling aan de nieuwsbrief te geven. Zo kunt u zelf een titel geven aan uw nieuwsbrief en uw logo, foto en adresgegevens in de nieuwsbrief laten opnemen. Op de achterzijde is een grotere ruimte voor uw kantoorinformatie gereserveerd. Deze ruimte kunt u gebruiken voor een algemene tekst over uw kantoor (jaar van oprichting, welke advocaten, specialisaties, spreekuur etc.) of voor specifieke tekst die u in het betreffende kwartaal in de nieuwsbrief wilt laten opnemen (bijvoorbeeld over een nieuwe medewerker of een te organiseren informatie-avond).

Om uw nieuwsbrief de door u gewenste uitstraling te geven, dient u ons te voorzien van:

uw logo (in digitale vorm, bij voorkeur als eps-bestand);

een foto van uw kantoorpand en/of uw medewerkers;

adresgegevens van uw kantoor;

tekst voor de variabele ruimte op de voor- en achterzijde.

Indien JFM de verzending van de nieuwsbrief verzorgt, dan levert u eenmalig de adressen van uw relaties digitaal aan (zie hieronder voor een handleiding). Deze adressen worden aansluitend op een afgeschermd deel van onze Internet-site geplaatst, waartoe alleen uw kantoor met een wachtwoord en inlogcode toegang heeft. Adreswijzigingen kunt u vervolgens zelf in het adressensysteem doorvoeren. Overigens garandeert JFM contractueel dat deze adressen nergens ergens voor mogen en zullen worden gebruikt dan voor verzending van de nieuwsbrieven (zie artikel 1.6 van de overeenkomst).

Doordat bij de nieuwsbrief Juridische Actualiteiten de verzending naar de relaties van de verschillende advocatenkantoren geheel door JFM wordt verzorgd, wordt bij deze nieuwsbrief gegarandeerd dat naar ieder adres in Nederland slechts één exemplaar wordt toegestuurd. Het kan dus niet gebeuren dat een particulier of bedrijf meerdere exemplaren van deze nieuwsbrief ontvangt uit naam van verschillende kantoren. Bij de nieuwsbrief Repliek bestaat de mogelijkheid de verzending naar relaties zelf te verzorgen en wordt derhalve geen exclusiviteitsgarantie gegeven.

Deze handleiding beschrijft het formaat, de benodigde gegevens en de record-indeling voor het aanleveren van adressen ten behoeve van het versturen van nieuwsbrieven. Indien de adressen niet op de hieronder aangegeven manier worden aangeleverd, kunnen deze niet direct in onze database worden verwerkt. In dat geval zullen de adressen handmatig moeten worden ingevoerd, waarvan de kosten worden doorberekend.

Uw adressenbestand kan uitsluitend in ons systeem worden verwerkt indien dit is aangeleverd in Excel-formaat. Ieder adres dient te bestaan uit 5 of 8 kolommen in Excel-formaat.

De indeling dient hierbij als volgt te zijn (6e, 7e en 8e kolom zijn facultatief):

1e kolom: bedrijfsnaam

2e kolom: contactpersoon

3e kolom: vestigingsadres

4e kolom: postcode

5e kolom: plaats

6e kolom: eventueel postbus-adres

7e kolom: eventueel bijbehorende postcode

8e kolom: eventueel bijbehorende plaats

Van ieder bedrijf/persoon dient het vestigingsadres te worden vermeld. Indien een postbus-adres is opgenomen, vindt hier de verzending naar toe plaats. In verband met de grootte van de adres-ruimte mogen velden maximaal 45 tekens lang zijn.

Voor vragen over het aanleveren van adressen kunt u contact opnemen met dhr. drs. P. Dinkla, bereikbaar onder telefoonnummer: 024-3501030. Het adressenbestand kunt u aanleveren via e-mail naar: pdinkla@jfm.nl.

Hoe logt u in op het online adressensysteem?
Ga op internet naar http://www.jfm.nl/adressen/ en voer bij ‘gebruikersnaam’ uw inlogcode in en bij ‘wachtwoord’ uw wachtwoord. Hierbij maakt het uit of u al dan niet hoofdletters gebruikt, zorg dus dat ‘Caps-lock’ niet aan staat. Indien u klaar bent met het gebruik van het adressensysteem, sluit u het systeem af met de optie "Afmelden".

Hoe zoekt u een adres op?
Vul in de velden "Bedrijf", "Contact", "Postcode" en/of "Nummer" de relevante gegevens in. U kunt beginnen met alleen de naam van het bedrijf in te voeren of de naam van de contactpersoon, het programma toont alle relevante adressen die zijn gevonden. Indien het overzicht onderaan leeg blijft, is geen relevant adres gevonden. U kunt overigens alle adressen laten tonen met de optie "Toon alles".

Hoe voegt u een adres toe?
Kies voor de optie "Nieuw adres", vervolgens wordt er een nieuw venster geopend waar u alle relevante gegevens kunt invoeren. Kies vervolgens onderaan voor "Toevoegen" om het adres daadwerkelijk toe te voegen. Indien u nog meer adressen wilt toevoegen, kunt u deze stappen herhalen. Nadat u alle adressen heeft toegevoegd, keert u terug naar het hoofdmenu door het venster te sluiten. Let bij het toevoegen van de adressen op de verplichting om altijd het vestigingsadres in te voeren. Het invoeren van het postbus-adres onderaan is niet verplicht.

Hoe past u een adres aan?
Nadat u een adres heeft opgezocht, kunt u deze aanpassen met de optie "Wijzig". Er wordt een nieuw venster geopend, waar u de gegevens kunt wijzigen en vervolgens de wijziging definitief maken met de optie "Wijzig". Door het venster te sluiten, komt u weer terug in het hoofdmenu.

Hoe verwijdert u een adres?
Nadat u een adres heeft opgezocht, kunt u deze aanpassen met de optie "Verwijder". Hierna wordt het adres direct gemarkeerd en verwijderd. Overigens kunt u verwijderingen weer ongedaan maken door in het hoofdmenu te kiezen voor de optie "Verwijder ongedaan maken". Hierna wordt een nieuw venster geopend, waar u achter de verwijderde adressen de optie "Ongedaan maken verwijder" ziet. Met deze optie zet u het adres weer terug in de database.

Hoe exporteert u uw adressen?
Kies voor de optie "Export naar Excel" en in het venster "bestand downloaden" voor de optie "openen". Indien u Microsoft Excel heeft geïnstalleerd, wordt uw adressenbestand vervolgens in Excel geopend. Het is niet mogelijk naar andere formaten te exporteren.

Hoe print u uw adressen uit?
Kies voor de optie "Print adressenlijst". In het volgende venster worden al uw adressen getoond. Door vervolgens gelijktijdig op "Control" en "P" te drukken, wordt een printer geselecteerd en kunt u uw adressen afdrukken. Uw printer-instellingen bepalen hoe uw adressenbestand wordt afgedrukt. Indien u nog vragen of opmerkingen heeft over het gebruik van het online adressensysteem, neem dan bij voorkeur per mail contact met ons op via info@jfm.nl, onder vermelding van uw kantoornaam en uw vraag of opmerking. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.